In questa guida si trova un modello ricevuta per rimborso spese anticipate Word da scaricare.
Nella pagina si trovano anche le informazioni necessarie per usare il modulo senza errori.
Come Compilare il Modello Ricevuta Per Rimborso Spese Anticipate
Il rimborso delle spese rappresenta un meccanismo mediante il quale i professionisti o i dipendenti di un’azienda vengono resi interi degli esborsi sostenuti nell’ambito delle attività lavorative o professionali svolte a beneficio della medesima impresa. Questo processo implica una distinzione ben delineata tra vari tipi di spese e può avvenire secondo modalità differenti. Esploriamo le sfaccettature e i contorni di questo processo con maggiore dettaglio.
Il rimborso spese si articola prevalentemente in due ambiti principali: quello legato ai dipendenti di un’azienda e quello che riguarda i professionisti autonomi. Nel caso dei dipendenti, il rimborso copre usualmente spese sostenute per viaggi, vitto, alloggio e altri costi accessori legati all’esecuzione di un determinato incarico aziendale.
Per i professionisti, la situazione è leggermente più complessa. È necessario differenziare tra i costi fissi, che riguardano l’esercizio dell’attività in generale (come l’affitto di un ufficio o l’acquisto di attrezzature), e quelli variabili, direttamente collegati ad un incarico specifico. I primi vengono normalmente riflessi nella fattura presentata al cliente, mentre i secondi possono essere oggetto di rimborso.
La richiesta di rimborso può prendere diverse forme, e può variare anche in base all’accordo intercorso tra il professionista e il cliente. Esistono principalmente tre scenari
-Costi Anticipati dal Cliente: In questo caso, è il cliente a farsi carico delle spese necessarie all’esecuzione dell’incarico, alleviando il professionista da qualsiasi onere finanziario preliminare.
-Pagamenti Effettuati in Nome e per Conto del Cliente: Qui il professionista anticipa il denaro, ma sottolinea chiaramente che la spesa viene effettuata per conto del cliente.
-Spese Sostenute dal Professionista: Il professionista anticipa i costi senza specificare che questi sono per conto del cliente.
Dopo aver delineato i tre principali meccanismi attraverso cui un professionista può sostenere o anticipare le spese necessarie per un incarico, è opportuno approfondire ulteriormente la distinzione tra spese relative a vitto e alloggio e altre tipologie di spese. In questo contesto, assume particolare rilievo l’intervento normativo apportato dal D.Lgs. 175/2014, attivo dal 1° gennaio 2015.
La riforma, che tocca esclusivamente le voci di spesa legate a pernottamenti in albergo e all’acquisto di alimenti e bevande, si basa sulla differenziazione tra
-Spese imputate direttamente al committente e da questo saldate (come nel caso di pagamenti effettuati in nome e per conto del cliente);
-Spese sostenute dal professionista e a lui fatturate, senza menzione della rappresentanza del cliente o in seguito ad un accordo di anticipazione dei costi.
Dal 2015, le spese direttamente fatturate al committente, ovvero quelle in cui il professionista dichiara di operare rappresentando il cliente, non rientrano nel computo del reddito imponibile del professionista. Questa disposizione conduce a conseguenze significative
-Per il Committente: Riceverà la fattura dal fornitore del servizio (alberghiero o di ristorazione) e potrà dedurre tale costo nella propria dichiarazione dei redditi, seguendo le regole pertinenti al proprio regime fiscale.
-Per il Professionista: Non essendo stato il pagatore diretto né il destinatario della fattura, il professionista rimane sostanzialmente estraneo a questo flusso finanziario.
Questo principio trova applicazione soltanto per le spese di vitto e alloggio, mentre per gli altri tipi di spese vige la normativa generale. È il caso, ad esempio, del rimborso delle spese di trasferta, che deve essere incluso nella fattura del professionista verso il cliente. In queste situazioni, l’importo fatturato al cliente viene considerato come parte del reddito del professionista e, di conseguenza, soggetto a tassazione.
Come precedentemente menzionato, può verificarsi che il cliente fornisca in anticipo al professionista i fondi destinati a coprire spese indispensabili all’adempimento dell’incarico affidatogli. In tale contesto, è fondamentale operare alcune distinzioni per gestire correttamente l’aspetto fiscale e contabile di tale operazione:
-Fattura intestata direttamente al cliente: Nel caso in cui il cliente anticipi i fondi e il professionista proceda ad effettuare una spesa facendo intestare la fattura direttamente al cliente, ci si trova di fronte ad un caso di spese sostenute in nome e per conto del cliente. Qui, il professionista non percepisce alcun compenso e, pertanto, non deve inserire l’ammontare nella fattura relativa ai suoi servizi. Un esempio tipico è quello della prenotazione di una stanza d’hotel, dove, nonostante la prenotazione sia effettuata dal professionista, la fattura è emessa a nome del cliente, che ha fornito in anticipo i fondi necessari.
-Fattura intestata al professionista senza specifica dichiarazione: Se i fondi anticipati dal cliente vengono utilizzati dal professionista senza una chiara dichiarazione di rappresentanza, le spese sostenute dovranno essere incluse nella fattura di rimborso spese. In questa situazione, dal punto di vista fiscale, è come se il professionista avesse sostenuto personalmente la spesa. Pertanto, quando emetterà la fattura per i suoi servizi, dovrà indicare tale importo come “rimborso spese prepagato”.
È essenziale, quindi, che il professionista gestisca accuratamente questo genere di transazioni, garantendo chiarezza e trasparenza sia nel rapporto con il cliente che nella documentazione fiscale e contabile, al fine di assicurare il corretto adempimento di tutte le obbligazioni legali e tributarie connesse.
Esaminiamo ora la fascia più complessa di situazioni che abbiamo delineato in precedenza. Come già illustrato, oltre ai casi di spese prepagate e quelle effettuate in nome e per conto del cliente, si verifica la necessità per il professionista di richiedere un rimborso qualora sostenga dei costi direttamente legati all’esecuzione dell’incarico ricevuto.
In questa circostanza, le spese sostenute dal professionista vengono integrate nel totale del compenso dovuto per il suo operato. In pratica, è il professionista stesso a coprire il costo in questione, acquisendo il documento di spesa intestato a lui e, successivamente, fatturando il committente per ricevere il rimborso correlato.
Poiché questi costi vengono considerati come parte del compenso, si rende necessario applicare la ritenuta d’acconto e la rivalsa previdenziale, e vengono inclusi nel calcolo del reddito imponibile, risultando quindi anche soggetti a IVA.
Le cifre rimborsabili contribuiscono a definire il reddito complessivo del professionista e, come tale, aderiscono al regime di deducibilità applicabile. A questo punto, diventa fondamentale distinguere tra due modi di effettuare il rimborso: uno analitico e uno forfettario. Entrambi sono delineati di seguito:
-Rimborso Analitico: Questa modalità prevede che il professionista raccolga e presenti al cliente tutti i documenti che attestano le spese sostenute durante lo svolgimento del suo lavoro, al fine di richiedere un rimborso preciso e dettagliato.
-Rimborso Forfettario: Contrariamente alla modalità analitica, il rimborso forfettario è determinato da un accordo preventivo tra il cliente e il professionista, stabilendo una somma forfettaria destinata a coprire tutti i costi associati al compito assegnato, senza la necessità di presentare dettagli o ricevute specifiche.
In conclusione, è imperativo che il professionista e il cliente concordino chiaramente sul metodo di rimborso prima dell’inizio del lavoro, garantendo trasparenza e comprensione reciproca sulle normative fiscali e previdenziali coinvolte.
Fac simile Ricevuta Per Rimborso Spese Anticipate Word da Scaricare
Di seguito si trova il modello ricevuta per rimborso spese anticipate Word da scaricare sul computer.
Una volta effettuato il download, è possibile editare il modulo inserendo i dati necessarie. Il documento editato può poi essere convertito in PDF o stampato.
Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.