In questa guida viene messo a disposizione un modello segnalazione guasti Word modificabile.
Nella guida sono presenti anche le informazioni che servono per usare il modulo nel modo corretto.
Come Compilare il Modello Segnalazione Guasti
La lettera di segnalazione guasti è un documento formale attraverso il quale un cliente o un utente comunica a un’azienda, a un ente pubblico o a un fornitore di servizi la presenza di un problema, un malfunzionamento o un difetto in un prodotto acquistato o in un servizio ricevuto.
Questa comunicazione funziona da primo passo ufficiale per richiedere l’intervento o l’assistenza necessaria per risolvere il guasto segnalato. Nella sua struttura, espone in dettaglio la natura del problema, fornendo una descrizione chiara e precisa del guasto, le circostanze in cui si verifica e, se possibile, le potenziali cause o gli effetti che ha sulla funzionalità del prodotto o sulla fruizione del servizio.
L’obiettivo principale della lettera è informare il destinatario della situazione in atto, sollecitando una risposta o un’azione correttiva, nel rispetto dei termini di garanzia o degli accordi contrattuali esistenti. Per essere efficace, può includere riferimenti a comunicazioni precedenti, tentativi di risoluzione autonoma e qualsiasi documentazione rilevante come ricevute, foto del danno o riferimenti normativi, al fine di supportare la richiesta di assistenza e accelerare il processo di risoluzione.
Vediamo più nel dettaglio come scrivere una segnalazione guasti.
Una lettera di segnalazione guasti, come anticipato, deve essere strutturata in modo tale da fornire tutte le informazioni necessarie per permettere al destinatario di comprendere il problema, valutare la situazione e intraprendere le azioni appropriate per risolverlo. Inizialmente, è fondamentale introdurre il mittente in maniera chiara, indicando i suoi dati personali come nome, cognome, indirizzo, contatti telefonici e di posta elettronica, per facilitare ogni futura comunicazione. La data di invio della lettera è altrettanto importante, in quanto fornisce un punto temporale di riferimento per la segnalazione.
La lettera prosegue con l’indicazione del destinatario, che può essere un’azienda, un ente o un servizio di assistenza clienti, specificando se possibile il nome del dipartimento o della persona di riferimento. L’oggetto della lettera deve riassumere sinteticamente lo scopo della comunicazione, ad esempio “Segnalazione guasto [specificare l’oggetto o il servizio]”.
Nel corpo della lettera, il mittente espone dettagliatamente la natura del problema, descrivendo il guasto o il malfunzionamento riscontrato, e fornendo contesto su come e quando il problema si manifesta. È importante essere quanto più precisi possibile nella descrizione del guasto per permettere al destinatario di identificare le possibili cause e definire le soluzioni. La descrizione del problema dovrebbe includere informazioni su eventuali tentativi fatti dal mittente per risolvere il problema autonomamente o dettagli su precedenti interazioni con il servizio clienti riguardo allo stesso problema.
Nel caso sia possibile, la lettera dovrebbe fare riferimento a specifici dettagli contrattuali, come la data di acquisto del prodotto o l’inizio del servizio, e menzionare qualsiasi garanzia o accordo di servizio che potrebbe coprire la riparazione del guasto. È utile allegare alla lettera copie di documenti che attestano l’acquisto, la garanzia o precedenti comunicazioni, così come fotografie o altre prove del guasto.
Infine, il mittente esprime la propria richiesta di intervento o risoluzione, specificando l’azione desiderata, come la riparazione, la sostituzione o un controllo tecnico, e sottolineando l’importanza di una rapida risposta. La lettera si chiude con un saluto formale, la firma del mittente (se inviata in formato cartaceo) e un elenco degli eventuali allegati.
Fac simile Segnalazione Guasti Word da Scaricare
In questa sezione mettiamo a disposizione il modello segnalazione guasti Word da scaricare sul computer.
Una volta eseguito il download, risulta essere possibile modificare il modulo aggiungendo i dati necessarie. Il fac simile editato può poi essere convertito in PDF o stampato.
Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.