Un accordo di collaborazione tra società di servizi è un contratto con cui due o più imprese di servizi disciplinano in modo stabile e programmato come collaborare per gestire o realizzare determinate attività o progetti, mantenendo però la propria autonomia giuridica. Serve a definire con chiarezza ruoli, responsabilità, modalità operative, regole economiche e meccanismi di governance per evitare sovrapposizioni, ridurre i rischi di contenzioso e assicurare la qualità e la continuità dell’erogazione dei servizi.
Come scrivere accordo di collaborazione tra società di servizi
Redigere un accordo di collaborazione tra società di servizi richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli procedurali. Innanzitutto è fondamentale descrivere con precisione l’oggetto dell’accordo: non basta indicare la categoria di servizi, è opportuno definire il campo di applicazione, il contesto operativo, gli eventuali clienti di riferimento e le modalità di accesso a commesse o gare. La definizione puntuale dell’oggetto evita ambiguità interpretative e consente di parametrizzare le prestazioni in termini di tempistiche, qualità e risultati attesi. In questa fase si identificano anche i confini territoriali dell’attività, le condizioni iniziali e i prerequisiti tecnici o normativi da rispettare.
La ripartizione delle attività e dei ruoli deve essere descritta in modo operativo: per ciascuna funzione o processo occorre indicare quale società è responsabile dell’esecuzione, quali sono le responsabilità di controllo e rendicontazione, quali risorse (personale, tecnologie, mezzi) vengono messe a disposizione e con quale modalità e tempistica. È consigliabile inserire una parte dedicata ai livelli di servizio attesi, con indicatori misurabili e oggettivi che consentano di verificare le performance. Le clausole relative a indicatori di performance e livelli di servizio devono prevedere strumenti di monitoraggio, reportistica periodica, modalità di escalation in caso di scostamenti e rimedi correttivi, nonché eventuali penalità o meccanismi di incentivazione legati al raggiungimento degli obiettivi.
La disciplina economica richiede chiarezza sulle modalità di fatturazione, sui termini di pagamento, sulle regole di ripartizione di costi e ricavi e sull’eventuale applicazione di fee di coordinamento. È utile prevedere schemi che definiscano come vengono imputate le spese comuni, come vengono gestiti i rimborsi e quali sono i criteri di liquidazione in caso di recesso anticipato o di scioglimento della collaborazione. Gli aspetti fiscali e contabili possono influenzare le scelte operative, pertanto è opportuno valutare la struttura contrattuale con il supporto di consulenti fiscali per garantire la conformità e l’efficienza.
La proprietà intellettuale e la tutela del know‑how devono essere regolate in modo da bilanciare l’interesse delle parti a sfruttare i risultati della collaborazione e la necessità di proteggere le competenze distintive. La soluzione può prevedere l’attribuzione della proprietà dei risultati sviluppati congiuntamente oppure il riconoscimento di licenze d’uso con patti di esclusiva o non esclusiva, durata e ambito territoriale ben delimitati. Le clausole sulla riservatezza devono stabilire l’estensione dell’obbligo di non divulgazione, la durata del vincolo, le esclusioni e le modalità di restituzione o distruzione dei documenti alla cessazione del rapporto.
In molte collaborazioni tra società di servizi la protezione dei dati personali e la sicurezza delle informazioni assumono rilievo centrale. Quando il trattamento di dati personali è parte integrante dell’esecuzione dei servizi è necessario definire ruoli e responsabilità ai sensi del GDPR, distinguendo tra titolare e responsabile del trattamento e allegando se necessario un contratto ex articolo 28 che contempli istruzioni, categorie di dati trattati, misure tecniche e organizzative, durata e modalità di cancellazione o restituzione dei dati. Le politiche di continuità operativa e disaster recovery, soprattutto nei servizi ICT e di outsourcing, devono essere descritte per assicurare livelli di servizio anche in situazioni di crisi.
La governance dell’accordo è un elemento cruciale. È utile prevedere un organismo di coordinamento o un comitato di gestione con poteri e modalità di funzionamento definite, responsabilità decisionali e procedure per l’adozione delle scelte strategiche. La governance deve disciplinare anche il naturale processo di adesione di nuovi operatori, l’eventuale subappalto, la gestione dei conflitti di interesse e le regole per le comunicazioni con il cliente finale o la stazione appaltante.
Per le collaborazioni che si inseriscono nel perimetro degli appalti pubblici, occorre tenere conto delle disposizioni introdotte dal d.lgs. 36/2023 e in particolare dell’istituto dell’“accordo di collaborazione” previsto nell’allegato normativo. In ambito pubblico l’accordo plurilaterale deve includere le ragioni della collaborazione, le modalità di scambio informativo, il coordinamento per il rispetto dei tempi di esecuzione, i criteri per la verifica delle prestazioni e i meccanismi di gestione dei rischi. Qui l’accordo spesso svolge la funzione di contratto‑ombrello che stabilisce regole comuni per tutta la filiera, consentendo una gestione più efficiente e trasparente dei rapporti tra stazione appaltante, appaltatori, subappaltatori e fornitori rilevanti, nonché meccanismi per l’eventuale adesione successiva di altri operatori coinvolti nell’esecuzione dell’appalto.
Nell’ambito privato, la struttura contrattuale può essere più flessibile ma non meno rigorosa. In questo contesto l’accordo di collaborazione o partnership tra imprese deve disciplinare la durata del rapporto, le condizioni di recesso e le clausole di uscita ordinata per minimizzare gli effetti sulla continuità del servizio e sui rapporti con i clienti. Devono essere previste clausole che limitino la responsabilità per danni indiretti salvo diversi accordi, nonché limiti alla responsabilità massima in relazione ai compensi percepiti. È consigliabile inserire obblighi di copertura assicurativa a carico delle parti per rischi tipici dell’attività prestata.
Infine, la gestione dei contenziosi e delle controversie deve puntare alla prevenzione e alla soluzione rapida; pertanto è utile prevedere procedure di negoziazione preventiva, mediazione o arbitrato prima del ricorso alla giurisdizione ordinaria, con indicazione della legge applicabile e dell’eventuale foro competente. La chiarezza e la completezza dell’accordo riducono l’incertezza e favoriscono la collaborazione durevole tra le società coinvolte.
In sintesi, un buon accordo di collaborazione tra società di servizi combina precisione descrittiva dell’oggetto e delle prestazioni, meccanismi di governance efficaci, discipline economiche chiare, protezione della proprietà intellettuale e dei dati, nonché strumenti per la gestione dei rischi e dei conflitti. La personalizzazione rispetto al settore e alla natura dell’intervento, unitamente al ricorso ad allegati tecnici che dettagliano piani operativi, prezzi e misure di protezione dei dati, rende l’accordo uno strumento pratico e operativo per governare la cooperazione tra imprese di servizi.
Fac simile accordo di collaborazione tra società di servizi Word
Di seguito trovi un fac simile in formato Word dell’accordo di collaborazione tra società di servizi, predisposto per essere adattato alle esigenze specifiche delle parti attraverso la compilazione dei campi e l’inserimento degli allegati tecnici. Il documento contiene le clausole principali relative a oggetto, durata, obblighi delle parti, corrispettivi, proprietà intellettuale, riservatezza, trattamento dei dati, responsabilità, subappalto, recesso e risoluzione, nonché allegati per il piano dei servizi, i prezzi e il trattamento dei dati.
Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.