Il contratto di coworking è un accordo tra il titolare o gestore di uno spazio condiviso e un utilizzatore che intende fruire di postazioni, servizi e infrastrutture comuni. Serve a disciplinare i diritti e i doveri delle parti, a stabilire il corrispettivo e le modalità di accesso, a definire l’oggetto del servizio erogato e le regole di convivenza, nonché a prevedere garanzie, responsabilità e modalità di recesso. In pratica il contratto trasforma l’offerta di uno spazio attrezzato e di servizi integrati in un rapporto contrattuale chiaro e tutelante per entrambe le parti.
Come scrivere contratto coworking
Nella redazione di un contratto di coworking è fondamentale tenere presente che si tratta di un contratto atipico: non esiste una disciplina codificata che ne regoli in modo puntuale tutti gli aspetti, e la sua natura ibrida richiama elementi sia della locazione sia del contratto di appalto o di erogazione di servizi. Per questo motivo il documento deve essere costruito con attenzione, ponendo al centro la descrizione dell’oggetto contrattuale in termini di servizi integrati piuttosto che di mera concessione di un bene immobile. Occorre quindi definire con precisione la tipologia di fruizione offerta, distinguendo tra postazione hot-desk, desk dedicato, ufficio privato e utilizzo di sale riunioni, e specificare quali dotazioni e servizi sono compresi nel corrispettivo, come la connettività internet, le utenze, i servizi di reception, la pulizia, l’uso di stampanti e l’accesso a spazi comuni. È importante chiarire se la postazione attribuita all’utilizzatore è esclusiva o equivale a una postazione “equivalente” all’interno di un open space, poiché la mancanza di esclusività è uno degli elementi distintivi del coworking rispetto alla locazione tradizionale.
La clausola sulla durata e sulle modalità di fruizione deve essere formulata con linguaggio flessibile ma certo: il contratto può prevedere durata a tempo determinato o indeterminato e formule di fruizione oraria, giornaliera, settimanale o mensile. Va indicata con chiarezza la decorrenza e, se previsto, il periodo di prova e le regole per il rinnovo automatico o per la proroga. Poiché il contratto di coworking non è sottoposto al regime delle locazioni commerciali che impone specifici vincoli temporali, le parti godono di ampia libertà negoziale, ma tale libertà non esime dal disciplinare in modo puntuale termini di disdetta e preavviso per evitare incertezze e controversie.
La determinazione del corrispettivo e delle modalità di pagamento richiede clausole dettagliate: l’importo del canone, la periodicità dei versamenti, le modalità di pagamento tracciabili, l’eventuale deposito cauzionale e le condizioni per la sua restituzione devono essere esplicitate. È opportuno prevedere anche la gestione di tariffe accessorie per servizi opzionali, le conseguenze dei ritardi di pagamento e l’applicazione di interessi di mora in conformità alla normativa vigente. Inoltre, la clausola fiscale e di registrazione del contratto deve richiamare l’obbligo di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate, indicando i termini e gli adempimenti necessari, compreso l’eventuale versamento dell’imposta di registro e del bollo, onde evitare sanzioni o contestazioni amministrative.
Le regole d’uso e il regolamento interno costituiscono parti integranti del contratto e devono essere richiamate esplicitamente. È utile riportare nel testo contrattuale l’obbligo dell’utilizzatore di rispettare norme di sicurezza e igiene, di custodire badge e chiavi, di non compiere attività illecite o di disturbo, nonché il divieto di sublocazione o cessione del rapporto senza il consenso scritto del concedente. Allo stesso modo, il documento deve prevedere gli orari di accesso, le modalità di prenotazione delle sale riunioni, le norme relative alla domiciliazione professionale quando consentita e la disciplina dell’uso delle risorse informatiche e della rete, con divieto espresso di impieghi contrari alla legge o che compromettano la sicurezza informatica degli altri utenti.
Sotto il profilo della responsabilità, il contratto deve definire chiaramente i limiti di responsabilità del concedente e le obbligazioni risarcitorie dell’utilizzatore per danni alle strutture, alle attrezzature o a terzi. È consigliabile prevedere l’obbligo per l’utilizzatore di dotarsi di adeguata copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi e per danni ai beni, con indicazione di un massimale minimo, nonché la facoltà per il concedente di esigere prova dell’assicurazione. Le clausole relative alla conservazione di beni personali, alla sicurezza e alla gestione di furti o smarrimenti devono specificare che il concedente non risponde, salvo dolo o colpa grave, per sottrazione o deterioramento degli oggetti dell’utilizzatore.
Dal punto di vista della privacy e del trattamento dei dati personali, il contratto deve contenere le informazioni essenziali previste dal Regolamento UE 2016/679 e dalla normativa nazionale, indicando se il concedente agisce come titolare del trattamento, le finalità del trattamento, la base giuridica, i tempi di conservazione dei dati e le modalità di esercizio dei diritti dell’interessato. In particolare, va disciplinata la gestione dei dati relativi agli accessi, alla videosorveglianza e alle informazioni necessarie per la fatturazione e per l’adempimento degli obblighi di legge.
Non vanno inoltre trascurate le clausole relative a eventi imprevedibili e alla gestione delle emergenze: una previsione specifica di forza maggiore che comprenda calamità naturali, pandemie, interruzioni dei servizi essenziali e atti amministrativi permette di regolare il regime degli obblighi durante tali eventi, prevedendo obblighi di comunicazione e, se del caso, sospensioni temporanee dei pagamenti. Le regole per il recesso e la risoluzione anticipata devono essere chiare, con l’indicazione dei termini di preavviso, delle ipotesi di risoluzione di diritto per morosità o per violazioni gravi del regolamento interno e delle conseguenze economiche legate alla risoluzione anticipata, compresa la trattenuta del deposito cauzionale quando giustificata.
Infine, la corretta redazione di un contratto di coworking richiede attenzione alla chiarezza delle definizioni contrattuali, all’uso di un linguaggio non ambiguo e all’allegazione di documenti integrativi, quali il regolamento interno, la scheda descrittiva della postazione e l’elenco dei servizi inclusi e opzionali. È consigliabile prevedere una clausola che indichi il foro competente e la legge applicabile, oltre a modalità formali per le comunicazioni tra le parti. Considerata la varietà di casi pratici e le possibili ricadute fiscali, assicurative e urbanistico-edilizie, la redazione finale dovrebbe essere verificata da un professionista legale che conosca la disciplina contrattuale e le prassi specifiche del settore coworking.
Fac simile contratto coworking Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word del contratto di coworking, predisposto per essere adattato alle esigenze di spazi di condivisione, includendo tutte le principali clausole utili per disciplinare servizi, durata, corrispettivi, responsabilità e regole di convivenza.
Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.