In questa guida si trova un fac simile verbale di riunione informale Word modificabile.
Nella pagina si trovano anche le informazioni che servono per utilizzare il modulo nel modo corretto.
Come Compilare il Modello Verbale Di Riunione Informale
Il verbale di una riunione, assemblea o discussione è una trascrizione accurata e sistematica di tutto ciò che è stato discusso e deciso durante l’evento. Potresti trovarti nella posizione di dover redigere questo documento, e in questo articolo ti fornirò alcuni suggerimenti utili per una redazione efficace.
Il verbale di una riunione serve per evitare malintesi o ritardi futuri, conservare una registrazione dell’incontro nel tempo e documentare per iscritto le decisioni prese, i compiti assegnati e le obiezioni sollevate. Se sarai incaricato di redigere un verbale, dovrai essere imparziale e chiaro. Vediamo cosa dovrai includere nel documento e come farlo (considerando lo stile e alcuni accorgimenti tecnici).
Prima di iniziare a scrivere il verbale, è importante prepararsi adeguatamente per l’incontro. La maggior parte del lavoro sarà svolta durante la riunione stessa; alla fine, dovrai solo riorganizzare le informazioni raccolte durante l’evento in modo ordinato. Prima dell’incontro, consulta il presidente o il responsabile per sapere cosa includere nel verbale e se ci sono particolari esigenze. Preparati un modello con le informazioni di base che dovrai includere e organizza un metodo per prendere appunti, come un block notes o un computer portatile. Se possibile, registra l’incontro per riascoltare eventuali passaggi che potresti aver perso.
Durante la riunione, il segretario incaricato di redigere il verbale deve prestare attenzione a ciò che viene detto, a eventuali cambiamenti nell’ordine del giorno e a tutto ciò che accade. È utile iniziare a compilare il verbale passo dopo passo, utilizzando un modello preparato in anticipo. Inoltre, ricorda di distribuire un foglio di presenza per i partecipanti, raccogliere copie delle relazioni presentate e annotare gli orari di inizio e fine dell’incontro, tra le altre informazioni importanti.
Il verbale deve contenere tutte le informazioni rilevanti relative all’incontro, come data e luogo, elenco dei partecipanti e degli assenti, ruoli chiave all’interno della riunione, nome dell’organizzazione che organizza l’incontro, ordine del giorno previsto e orari di inizio e fine. Durante la riunione, annota le questioni sollevate, le proposte fatte, le decisioni prese, le mozioni approvate e respinte, i compiti assegnati e le scadenze previste, gli argomenti non discussi e le controversie irrisolte, e una bozza dell’ordine del giorno per il prossimo incontro.
Per quanto riguarda lo stile e il linguaggio del verbale, utilizza un linguaggio semplice e concreto, evitando descrizioni eccessive e un tono troppo burocratico. Mantieni un tono obiettivo e distaccato, senza esprimere la tua opinione personale. Controlla il documento per errori di ortografia e formatta il testo in modo ordinato, utilizzando uno spazio tra un paragrafo e l’altro, evitando blocchi di testo compatti, scegliendo un carattere sobrio e uniforme e numerando le pagine. Utilizza un solo tempo verbale per l’intero testo (il presente è consigliato).
Una volta terminata la stesura e aver riletto il verbale, invialo a tutti i partecipanti all’indirizzo che ti hanno fornito durante la riunione. Nel successivo incontro, il verbale potrebbe essere approvato, proposto con alcune modifiche e, infine, accettato con la formula “letto, approvato e sottoscritto”.
Seguendo questi suggerimenti, sarai in grado di redigere un verbale di riunione chiaro, preciso e professionale, garantendo che tutte le informazioni importanti siano documentate e facilmente accessibili per i partecipanti e per riferimento futuro.
Fac simile Verbale Di Riunione Informale Word da Scaricare
In questa sezione proponiamo il modello verbale di riunione informale Word da scaricare sul computer.
Una volta terminato il download, è possibile editare il modulo aggiungendo le informazioni che servono. Il modulo editato può poi essere convertito in PDF o stampato.
Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.