Un accordo di collaborazione tra agenzie immobiliari è un contratto attraverso il quale due o più agenzie concordano di scambiarsi informazioni su immobili, clienti e mandati per aumentare le probabilità di concludere compravendite o locazioni. Serve a disciplinare in modo preventivo responsabilità, modalità operative, ripartizione delle provvigioni e regole di comportamento, riducendo i rischi di conflitti e chiarendo gli obblighi reciproci nell’interesse sia delle agenzie sia dei clienti finali.
Come scrivere accordo di collaborazione tra agenzie immobiliari
Redigere un accordo di collaborazione tra agenzie immobiliari richiede un equilibrio tra chiarezza operativa e tutela giuridica. In primo luogo è fondamentale descrivere con precisione l’oggetto della collaborazione; non è sufficiente indicare in termini generici che le parti “collaborano”: occorre specificare se la collaborazione riguarda esclusivamente la segnalazione di clienti, la co-gestione di mandati, la promozione congiunta o la gestione integrata delle trattative fino al rogito o al contratto di locazione. Questa distinzione influisce direttamente su aspetti come la titolarità del rapporto con il cliente, la responsabilità per informazioni errate e la ripartizione delle provvigioni. Un buon accordo delinea le categorie di incarichi che saranno condivise, le modalità con cui una proposta viene formalizzata (per esempio attraverso un modulo di segnalazione), e i criteri per definire quale agenzia ha introdotto effettivamente il cliente o l’immobile.
I dati identificativi delle parti devono essere riportati in modo completo e aggiornato: denominazione, forma giuridica, sede legale, codice fiscale o partita IVA, e indicazione del rappresentante legale. Anche il riferimento al mandato originario, quando presente, è importante: se l’incarico è con esclusiva, il contratto deve chiarire come procedere in presenza di vincoli imposti dal mandante. La durata dell’accordo, le modalità di rinnovo e il preavviso per il recesso devono essere esplicitati. La prevedibilità temporale è centrale per evitare controversie su affari in corso alla scadenza del rapporto di collaborazione.
La disciplina delle provvigioni è spesso il cuore dell’accordo e richiede particolare attenzione. Occorre stabilire la percentuale di provvigione sul corrispettivo pattuito e la ripartizione tra le agenzie, con indicazione di chi fattura e in quale momento il diritto alla provvigione si considera maturato e esigibile. È utile definire cosa accade in caso di incasso parziale, di pagamenti dilazionati o di inadempimento del cliente. Vanno previste modalità di rendicontazione e termini di pagamento della quota spettante alla parte che non incassa direttamente. Le clausole fiscali e le specifiche relative all’IVA e agli oneri contributivi evitano equivoci su chi debba assumersi l’onere dell’emissione della fattura e sul trattamento fiscale delle somme incassate.
La gestione dei rapporti con i clienti richiede regole di trasparenza. L’accordo dovrebbe chiarire se ciascuna agenzia mantiene autonomia nei rapporti con la propria clientela e in che misura l’altra parte può intervenire alle visite o alle negoziazioni. È opportuno prevedere obblighi di aggiornamento reciproco sullo stato delle trattative, modalità di gestione degli appuntamenti e la designazione di referenti responsabili per ciascun mandato. La tutela della clientela passa anche attraverso impegni sul corretto svolgimento delle attività professionali e sulla veridicità delle informazioni fornite sull’immobile, con l’indicazione delle conseguenze in caso di dichiarazioni false o omissioni rilevanti.
La riservatezza e la protezione dei dati personali assumono particolare rilievo. Le informazioni su potenziali acquirenti, proprietari e condizioni contrattuali vanno trattate conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 e alla normativa nazionale. L’accordo deve stabilire le finalità del trattamento, i ruoli di titolare e responsabile del trattamento, le misure di sicurezza da adottare e i limiti alla comunicazione dei dati a terzi. È altresì consigliabile prevedere l’obbligo di ottenere consensi laddove necessari e la responsabilità per eventuali violazioni della normativa sulla privacy.
Le questioni assicurative e la limitazione di responsabilità sono elementi che proteggono le parti da rischi professionali. È prassi richiedere che ciascuna agenzia sia coperta da polizza di responsabilità civile professionale con massimale adeguato, e inserire clausole che prevedano l’indennizzo per danni causati da negligenza o dolo. Non va trascurato l’inserimento di una clausola di manleva che obblighi la parte responsabile a sostenere eventuali richieste di risarcimento avanzate da terzi a seguito di attività svolte nell’ambito della collaborazione.
Occorre disciplinare il caso di inadempimento e la possibilità di risoluzione anticipata. L’accordo dovrebbe prevedere ipotesi in cui la parte non adempiente autorizzi la risoluzione immediata, con riferimento a casi gravi quali il mancato versamento delle provvigioni o la violazione della riservatezza. Allo stesso tempo è utile stabilire un meccanismo di preavviso e possibilmente una fase obbligatoria di confronto o mediazione prima di avviare procedure giudiziarie, al fine di mantenere rapporti commerciali proficui e limitare costi di contenzioso.
Per quanto riguarda la proprietà intellettuale e l’uso dei materiali promozionali, l’accordo dovrebbe indicare le condizioni di utilizzo dei marchi e dei contenuti forniti da ciascuna parte, circoscrivendone l’impiego alle attività previste e stabilendo l’obbligo di restituire o distruggere materiali a cessazione della collaborazione. Le clausole che disciplinano l’uso del marchio tutelano l’immagine aziendale e impediscono usi impropri che possano pregiudicare il rapporto con i clienti o il valore del brand.
In chiusura, l’accordo di collaborazione deve indicare la legge applicabile e il foro competente, eventualmente con l’opzione di ricorrere a procedure alternative di risoluzione delle controversie come mediazione o arbitrato. Allegare elenchi aggiornati di mandati, moduli di segnalazione e ogni documentazione utile consente di mantenere il contratto operativo e immediatamente applicabile. Prima della sottoscrizione è fortemente consigliato sottoporre il testo a un consulente legale o a un avvocato esperto in diritto immobiliare per adattare le clausole al contesto normativo e operativo specifico e per garantire che le previsioni siano efficaci e conformi alla normativa vigente.
Fac simile accordo di collaborazione tra agenzie immobiliari Word
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Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.