Il contratto di noleggio a lungo termine è un accordo mediante il quale un soggetto proprietario del veicolo (il noleggiatore o concedente) concede a un utilizzatore (il conduttore) l’utilizzo di un’autovettura o altro mezzo per un periodo prolungato dietro corresponsione di un canone periodico. Serve a trasferire all’utilizzatore il godimento del veicolo senza trasferirne la proprietà, permettendo al conduttore di usufruire del mezzo evitando gli oneri diretti della gestione amministrativa, assicurativa e manutentiva che restano in capo al fornitore del servizio, secondo le condizioni contrattuali pattuite.
Come scrivere contratto noleggio a lungo termine
Nel redigere un contratto di noleggio a lungo termine occorre perseguire tre obiettivi fondamentali: definire con chiarezza l’oggetto della prestazione, stabilire i limiti e le condizioni economiche del rapporto e disciplinare gli obblighi e le responsabilità delle parti in modo tale da ridurre il rischio di controversie successive. La struttura contrattuale deve quindi descrivere in modo preciso il veicolo oggetto del noleggio, indicando marca, modello, targa, numero di telaio e stato iniziale, oltre a prevedere un verbale di consegna che fissi il chilometraggio e le condizioni estetiche e funzionali al momento della presa in consegna. La durata del rapporto è elemento essenziale e in sede di negoziazione occorre esplicitare con precisione la data di decorrenza, la durata in mesi o anni e le eventuali modalità di rinnovo o proroga. È di prassi commerciale stabilire durate variabili che partono da un minimo di dodici o ventiquattro mesi fino a periodi più lunghi, talvolta sino a sessanta o settantadue mesi, con effetti sul calcolo del canone mensile.
La determinazione del canone richiede di definire tutti i parametri che influenzano il prezzo: il tipo e il valore del veicolo, il limite chilometrico annuo concordato, la durata del contratto e l’insieme dei servizi inclusi. Il canone può essere personalizzato prevedendo un anticipo iniziale e componenti variabili legate a servizi opzionali. È essenziale inserire nel testo del contratto la chiara indicazione di ciò che il canone comprende, poiché il vantaggio del noleggio a lungo termine risiede proprio nella conversione di molte voci di costo in una rata unica che assorbe spese di gestione quali assicurazione, bollo, manutenzione ordinaria e straordinaria, assistenza stradale e, se previsto, vettura sostitutiva. Tale elencazione deve essere formulata in termini contrattuali precisi, con descrizione delle franchigie assicurative applicabili, delle esclusioni della copertura e delle modalità di gestione dei sinistri, nonché con indicazione delle responsabilità del conduttore in caso di dolo, colpa grave o violazione delle norme di circolazione.
Un aspetto caratterizzante del noleggio a lungo termine riguarda il chilometraggio. Il contratto deve fissare un tetto annuo che qualifica la quota di utilizzo inclusa nella rata. Gli eventuali superamenti del limite devono essere regolati mediante tariffe per chilometro eccedente stabilite a forfait e dichiarate a monte. Al termine del rapporto il controllo del chilometraggio e dello stato del veicolo permette al noleggiatore di applicare eventuali addebiti per usura non conforme, danni, o eccedenze chilometriche. Per questo è importante prevedere criteri di valutazione dei danni e di quantificazione delle penali o dei costi di ripristino, nonché procedure condivise per la redazione del verbale di riconsegna.
La manutenzione e le riparazioni richiedono una disciplina contrattuale dettagliata. Deve essere chiarito chi è responsabile della manutenzione ordinaria e dei controlli periodici, chi copre gli interventi straordinari e in quali condizioni spetta il rimborso se il conduttore effettua riparazioni urgenti per evitare un fermo prolungato. Le spese di carburante e dei consumabili ordinari sono abitualmente poste a carico del conduttore, salvo diverso accordo. Il contratto deve anche regolamentare l’uso degli pneumatici e la sostituzione per normale usura versus danni accidentali, specificando eventuali franchigie o scoperti applicabili. È opportuno inserire clausole che prevedano l’obbligo del conduttore di segnalare tempestivamente guasti, sinistri o furti e di collaborare nelle pratiche assicurative e nelle denunce alle autorità competenti.
L’aspetto assicurativo è centrale e va dettagliato con attenzione: il tipo di polizza inclusa nella rata, i massimali, le coperture per furto e incendio, le franchigie e le regole per la gestione dei sinistri. Il testo deve prevedere le conseguenze economiche per il conduttore in caso di sinistro sotto franchigia o per comportamenti che comportino l’esclusione della copertura, come guida in stato di ebbrezza o uso improprio del veicolo. Occorre altresì disciplinare la cauzione o deposito penitenziale, l’eventuale escussione della garanzia in caso di insolvenza e le modalità di restituzione al termine del contratto, con l’indicazione delle possibili ritenute per danni accertati.
Non va trascurata la disciplina relativa all’utilizzo e alle limitazioni contrattuali. Tipiche clausole vietano la cessione, il sub-noleggio, l’uso per servizi di trasporto a pagamento o per competizioni sportive e la messa a garanzia del veicolo mediante ipoteca. La proprietà del veicolo rimane al noleggiatore, perciò il contratto dovrebbe prevedere espressamente che non si configura una opzione di riscatto come nel leasing finanziario; al termine del rapporto il conduttore può restituire il veicolo, concordare un rinnovo o stipulare un nuovo contratto di noleggio, ma non acquisisce automaticamente la proprietà salvo diverso accordo esplicito e separato.
Ulteriori clausole rilevanti riguardano il trattamento dei dati personali, in particolare se il veicolo è dotato di dispositivi telematici o di localizzazione; il consenso al trattamento dei dati deve essere raccolto e deve essere allegata un’informativa conforme alla normativa vigente. Vanno previste regole chiare per le comunicazioni tra le parti, l’indicazione dei riferimenti per le notifiche e la disciplina delle penali per inadempimenti quali mancato pagamento del canone o ritardo nella riconsegna. È buona prassi prevedere anche la possibilità di risoluzione anticipata per inadempimento grave e stabilire le conseguenze economiche e operative di tale risoluzione.
Infine, nella redazione del contratto è opportuno prestare attenzione alle condizioni di accesso e ai requisiti richiesti dal fornitore. I privati possono essere soggetti a verifiche creditizie e a requisiti minimi quali un contratto di lavoro a tempo indeterminato o documentazione reddituale equivalente, mentre aziende e professionisti dovranno fornire documenti societari e informazioni sulla partita IVA. Prima della firma il documento, che può estendersi su molte pagine, va letto attentamente e, ove necessario, modificato o integrato per adattarlo alle esigenze delle parti. Un contratto chiaro e dettagliato riduce l’incertezza gestionale e tutela entrambe le parti, rendendo il noleggio a lungo termine una soluzione conveniente per chi desidera utilizzare un veicolo senza assumerne la gestione complessiva.
Fac simile contratto noleggio a lungo termine Word
Di seguito trovi un fac simile di contratto di noleggio a lungo termine in formato Word pensato per essere adattato alle esigenze specifiche del tuo rapporto di noleggio. Il documento contiene clausole standard su durata, canone, servizi inclusi, responsabilità, franchigie assicurative, manutenzione, chilometraggio, cauzione e restituzione, ed è predisposto per una personalizzazione prima della sottoscrizione. Prima di utilizzare il fac simile è consigliabile verificare le specifiche giuridiche e fiscali applicabili alla propria situazione e, se necessario, consultare un professionista.
Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.