L’accordo di collaborazione tra albergo e agenzia è un contratto commerciale che disciplina i rapporti tra una struttura ricettiva e un intermediario (agenzia di viaggi o tour operator) finalizzati alla promozione, vendita e gestione di camere e servizi turistici. Serve a definire diritti e obblighi delle parti, condizioni economiche, regole di prenotazione e cancellazione, responsabilità, trattamento dei dati e modalità operative per rendere stabile e prevedibile la collaborazione commerciale.
Come scrivere accordo di collaborazione tra albergo e agenzia
Per redigere un accordo di collaborazione tra albergo e agenzia occorre partire da una chiara definizione dell’oggetto contrattuale, indicando con precisione i servizi oggetto della collaborazione, le tipologie di camere, i regimi di trattamento (ad esempio pernottamento e prima colazione, mezza pensione, pensione completa) e le eventuali prestazioni accessorie. Il contratto deve chiarire se la collaborazione prevede la forma dell’allotment, con blocchi di camere riservate all’agenzia a tariffe confidenziali, oppure modalità di vendita a richiesta senza garanzia di disponibilità. Nel caso di allotment è essenziale riportare le regole di rilascio delle camere, le date di rilascio (release date), le eccezioni in caso di vuoto per pieno, le soglie per attivare penali o rimborsi e la durata del blocco, nonché la tempistica per la riconsegna di camere non occupate.
Il testo contrattuale deve disciplinare in modo esaustivo le condizioni economiche: la tariffa netta applicata dall’albergo, le commissioni spettanti all’agenzia o l’eventuale fee per prenotazione, le modalità e i termini di fatturazione e pagamento, nonché le garanzie bancarie o strumenti di pagamento previsti. È opportuno stabilire se il pagamento avverrà a saldo dopo il check-out, al momento della prenotazione o tramite altri meccanismi, e quali sono le conseguenze in caso di ritardo nei pagamenti, compresa la possibile applicazione di interessi e la clausola risolutiva espressa ai sensi dell’art. 1456 c.c. per morosità protratta.
Le clausole sulle prenotazioni, cancellazioni e no-show richiedono una formulazione chiara e dettagliata: occorre prevedere le regole per la conferma delle prenotazioni (con o senza garanzia), le politiche di cancellazione in funzione delle fasce temporali prima dell’arrivo, le penali previste per le cancellazioni, la disciplina del no-show e le responsabilità in caso di overbooking. Nel caso di allotment, le parti devono pattuire il meccanismo di riconsegna delle camere non vendute entro una certa release date e le eventuali penali in caso di mancata vendita o di mancato rispetto dei volumi minimi concordati.
Altre clausole fondamentali riguardano l’esclusività commerciale, la visibilità e la promozione. Se viene concessa esclusiva territoriale o per determinati segmenti di mercato, va precisata la sua durata, le condizioni di rinnovo e le conseguenze in caso di violazione. Le condizioni di visibilità comprendono l’uso dei marchi, delle immagini e del materiale promozionale dell’albergo, le regole per la presenza sui canali dell’agenzia e i criteri per la citazione del partner, nonché la licenza d’uso del materiale promozionale che deve essere non esclusiva e limitata agli scopi previsti dal contratto, salvo diverso accordo scritto.
La gestione dei dati personali riveste un ruolo centrale: il contratto deve individuare il titolare del trattamento e, se del caso, il responsabile del trattamento per i dati relativi alle prenotazioni, con riferimento esplicito al Regolamento UE 2016/679 (GDPR). È necessario descrivere le misure tecniche e organizzative adottate per la protezione dei dati, le modalità di conservazione, l’accesso alle informazioni e le procedure in caso di violazioni dei dati. Inoltre, il testo dovrebbe includere obblighi di riservatezza sulle informazioni commerciali e operative scambiate durante la collaborazione.
Va definita la responsabilità contrattuale e la limitazione dei danni: le parti devono stabilire la misura della responsabilità in caso di inadempimento, escludendo, se ritenuto opportuno, i danni indiretti e la perdita di profitto, e prevedendo un tetto massimo di responsabilità correlato, per esempio, alle commissioni percepite in un determinato periodo. L’inserimento di una clausola di assicurazione obbligatoria per responsabilità civile professionale con un massimale minimo è una prassi consigliata per coprire i rischi connessi alla intermediazione e alla gestione delle prenotazioni.
La disciplina della risoluzione del contratto dovrebbe contenere procedure graduali che prevedano una diffida ad adempiere con un termine per la sanatoria prima di arrivare alla risoluzione immediata nei casi di inadempimento grave. È inoltre utile indicare le conseguenze della risoluzione anticipata, stabilendo come regolare le prenotazioni in corso, i pagamenti ancora dovuti e la restituzione del materiale promozionale o delle somme anticipate.
In termini di governance delle controversie conviene inserire la clausola sulla legge applicabile, normalmente la legge italiana, e la scelta del foro competente, valutando tuttavia la possibilità di meccanismi alternativi come la mediazione o l’arbitrato per risolvere conflitti in modo più rapido e meno oneroso. Ulteriori disposizioni finali dovrebbero prevedere la forma scritta per le modifiche contrattuali, la nullità parziale delle clausole e la loro sostituibilità senza invalidare l’intero accordo.
Infine, dal punto di vista pratico, la stesura dell’accordo deve tenere conto dell’operatività quotidiana: procedure per la comunicazione delle tariffe e della disponibilità, canali per l’invio delle prenotazioni e dei report con cadenze concordate, KPI condivisi per valutare la performance commerciale e regole chiare per il subappalto o la cessione del contratto. Una corretta negoziazione del valore commerciale offerto, l’integrazione di clausole flessibili per stagionalità e eventi straordinari e la previsione di allegati tecnici (descrizione dei servizi, modulo di prenotazione standard, politiche di cancellazione) completano il quadro operativo necessario per una collaborazione stabile e proficua tra albergo e agenzia.
Fac simile accordo di collaborazione tra albergo e agenzia Word
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Luca Sanna è un autore specializzato in questioni di diritti dei consumatori, che lavora presso un'associazione dei consumatori. Con il suo blog, mette a disposizione dei suoi lettori moduli utili, insieme a informazioni dettagliate sulla loro compilazione.